EL SISTEMA DE DENUNCIAS INTERNAS EN LAS EMPRESAS PARA LA PREVENCIÓN DE SITUACIONES DE RIESGOS Y RESPONSABILIDADES.
¿Qué entendemos por canal de denuncia en el ámbito empresarial? Se trata de una herramienta de comunicación bidireccional, conformado por medios físicos o informáticos, que tiene por objeto atender cualquier consulta, comunicación o denuncia por parte de trabajadores, directivos y cualquier tercero que forme parte del grupo de interés o stakeholders de la empresa, como pueden ser los colaboradores, proveedores, clientes, subcontratados, etcétera.
Consiste en comunicar, de forma confidencial y a través de un simple formulario, las actividades y conductas en el seno de la empresa que puedan suponer un potencial incumplimiento del Código de Conducta, la posible comisión de un ilícito penal o cualquier otro tipo de irregularidad.
Ha sido la reforma del Código Penal que entró en vigor el 1 de julio de 2015, la que expresamente estableció los requisitos mínimos que se deben incluir en cualquier modelo de prevención de riesgos penales, entre los que están la implementación del canal de denuncias.
Existen tres ventajas fundamentales cuando las empresas establecen canales de denuncia: se previene el fraude interno, salvaguardando los intereses de la sociedad; se reduce el riesgo de que se produzcan conflictos legales y, además, se contribuye de forma efectiva a la transparencia en la gestión del negocio.
Los objetivos que se persiguen a través de la implementación del canal de denuncias son el establecimiento de una medida de eficacia para prevenir y detectar conductas o comportamientos ilícitas o irregulares, la habilitación de medidas de control sobre la actividad de la empresa y, por último, la contribución a la mejora continua de los procesos y políticas internas de la compañía para la gestión y control de conductas ilegales que puedan cometerse en el desempeño de su actividad.
Cuando una empresa se ponga manos a la obra en la implementación del canal de denuncias debe establecer y comunicar los principios básicos que van a regir el procedimiento, en caso de que se produzca una comunicación o denuncia por este medio: se debe garantizar la absoluta confidencialidad en el tratamiento de las comunicaciones y respetarse el derecho a la presunción de inocencia de las personas presuntamente implicadas; se debe tomar con cautela la denuncia o comunicación anónima y llevar a cabo un análisis minucioso de los hechos denunciados con el fin de asegurar la veracidad de estos.
Las empresas deben crear un órgano interno de control que sea en encargado de tramitar y gestionar las denuncias. Dicho órgano debe estar compuesto por las personas responsables de determinados departamentos clave como pueden ser el Departamento Jurídico, el Departamento de Auditoría Interna o el Departamento de Gestión de Personas. Su función principal es informar de forma periódica al Órgano de Administración de la empresa sobre las consultas y denuncias recibidas, además de las actuaciones que se han realizado con respecto a las mismas.
Por último, y en vistas a su rentabilidad ética y económica, hay que destacar que la denuncia se trata de la vía principal a través de la que se logra detectar el fraude tanto en PYMEs como en grandes empresas. No es cierto, por tanto, que este tipo de sistemas de detección de delitos a nivel interno en las compañías sea solo de utilidad para las grandes empresas.
Emplazamos a los interesados a contactar con nuestro departamento TAX-LEGAL de MAESTRANZA CONSULTORES, que atentamente responderá todas las cuestiones que surjan sobre el canal de denuncia y su implementación en la empresa.
